Inhuurdossier verzamelt per inhuuropdracht de afspraken, de stukken en de feiten die laten zien hoe er echt gewerkt is, zodat je klaar bent voordat de Belastingdienst ernaar vraagt.
Sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer volledig op schijnzelfstandigheid. Een dossier dat pas na een vraag ontstaat, overtuigt niemand.
Het probleem
Bij de meeste opdrachtgevers is de inhuur van zzp'ers netjes geregeld op het moment dat de opdracht start. Daarna verdwijnt de onderbouwing in mailboxen, gedeelde mappen en de hoofden van projectleiders. Pas als iemand ernaar vraagt, blijkt hoe weinig er nog terug te vinden is.
Op papier staat dat de opdrachtnemer zich mag laten vervangen en zijn eigen tijd indeelt. In de praktijk staat hij op het weekrooster en volgt hij de teamplanning. Die tegenstelling is precies wat bij een controle opvalt.
De ene projectleider gebruikt een modelovereenkomst, de andere een oude opdrachtbevestiging en de derde alleen een mail. Er is geen manier om te zien welke opdrachten risico lopen en welke goed onderbouwd zijn.
Inkoop denkt dat HR het bijhoudt, HR denkt dat de administratie het bewaart en de administratie heeft alleen de facturen. Als er iets moet worden aangetoond, begint het zoeken bij nul.
Een discussie over de aard van de arbeidsrelatie kost tijd, adviesuren en rust in de organisatie. Wie pas achteraf reconstrueert, onderhandelt vanuit een zwakke positie over feiten die hij zelf niet meer scherp heeft.
De oplossing
Inhuurdossier legt het bewijs vast op het moment dat het ontstaat. Geen extra administratie achteraf, maar een vaste route die iedereen die inhuurt op dezelfde manier volgt.
Je legt de opdracht vast als een afgebakend resultaat met een begin- en einddatum, een tarief en een opdrachtgever binnen je organisatie. Vanaf dat moment heeft het dossier een eigenaar.
De opdrachtnemer krijgt een uitnodiging en uploadt zelf zijn overeenkomst, zijn inschrijving in het Handelsregister en zijn verzekeringsbewijs. Ontbrekende stukken blijven zichtbaar tot ze binnen zijn.
Tijdens de opdracht noteer je de feiten die er straks toe doen: wie de werkwijze bepaalt, hoe er wordt gefactureerd, of er vervanging is voorgekomen en welke eigen middelen zijn gebruikt.
Bij het einde van de opdracht sluit je het dossier af en exporteer je het als een geordend pakket. Het blijft in het archief staan zolang de bewaarplicht van zeven jaar loopt.
Functionaliteiten
Elke functie is gebouwd rond een vraag die een inspecteur, een accountant of je eigen directie kan stellen over een lopende of afgeronde inhuuropdracht.
Elke opdracht krijgt dezelfde indeling: partijen, resultaat, looptijd, tarief, stukken en aantekeningen. Daardoor is elk dossier op dezelfde manier te lezen, ook door iemand die er niet bij was.
Een vragenlijst loopt de elementen van artikel 7:610 BW langs en de gezichtspunten die de Hoge Raad in het Deliveroo-arrest van 24 maart 2023 heeft benoemd. Je antwoorden worden bewaard met de datum erbij.
De zzp'er levert zijn eigen stukken aan via een beveiligde link, zonder account bij jouw systeem. Je ziet per opdracht welk document is ontvangen en welk document nog ontbreekt.
Loopt een opdracht langer door dan afgesproken, verandert het tarief niet meer of ontbreekt een verlenging op papier, dan komt de opdracht bovenaan je overzicht te staan.
Je legt per opdrachtsoort vast welke onderdelen verplicht zijn en welke overeenkomst je gebruikt, bijvoorbeeld een modelovereenkomst van de Belastingdienst of je eigen inkoopvoorwaarden.
Met een druk op de knop maak je van een dossier een geordende map met een inhoudsopgave, zodat je adviseur of je accountant meteen ziet waar hij op moet letten.
Filter op afdeling, op projectleider of, als je intermediair bent, op de opdrachtgever voor wie je bemiddelt. Zo zie je waar de onderbouwing structureel achterloopt.
Afgesloten opdrachten verdwijnen uit je werklijst maar blijven volledig bewaard. De bewaarplicht voor de administratie is zeven jaar en het archief houdt die termijn per dossier bij.
Wat het oplevert
Je huurt in omdat je capaciteit of kennis nodig hebt. Het dossier hoort daarbij, maar het mag geen project op zichzelf worden.
Eerlijk over wat dit is
Software kan feiten ordenen. Software kan geen arbeidsrelatie kwalificeren en geen zekerheid geven die de wet niet biedt. Daarom zeggen we hier precies waar de grens ligt.
Geschetste situatie, geen klantverhaal
Stel: een organisatie huurt een specialist in voor de migratie van een systeem. In het dossier staan de opdrachtomschrijving met een concreet op te leveren resultaat, de overeenkomst, het uittreksel uit het Handelsregister met het KVK-nummer van acht cijfers, en de aantekening dat de specialist zijn eigen laptop en licenties gebruikt. Halverwege wordt de opdracht verlengd. Die verlenging wordt als apart stuk toegevoegd, met de reden erbij. Komt er later een vraag, dan is de volgorde van gebeurtenissen terug te lezen zonder dat iemand zijn geheugen hoeft te raadplegen.
Achter Inhuurdossier zit geen groot bedrijf, maar een maker die zich in dit onderwerp heeft vastgebeten. Lees wie deze software bouwt en onderhoudt. De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie, de AVG is leidend en je krijgt een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG. Vul je het contactformulier in, dan komt je bericht rechtstreeks in de mailbox van de maker en krijg je binnen twee werkdagen antwoord.
Tarieven
Alle bedragen zijn per maand en exclusief btw. Je kiest het pakket dat past bij het aantal opdrachten dat je tegelijk open hebt staan, niet bij de grootte van je organisatie.
€24
per maand, exclusief btw€49
per maand, exclusief btw€99
per maand, exclusief btwVeelgestelde vragen
Nee. Inhuurdossier ordent de feiten van je opdracht en laat zien welke stukken ontbreken. De beoordeling van de arbeidsrelatie blijft aan jou, je adviseur en uiteindelijk aan de Belastingdienst of de rechter.
Ja. Je koppelt de gebruikte modelovereenkomst aan de opdracht en legt daarnaast vast hoe er in de praktijk is gewerkt. Een modelovereenkomst geeft alleen zekerheid zolang de praktijk erbij past.
Voor de administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Inhuurdossier zet afgesloten opdrachten daarom in een archief dat je in zijn geheel kunt exporteren, zonder dat ze je lopende overzicht vervuilen.
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend. Je krijgt een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG en je kunt je dossiers op elk moment volledig exporteren.
Ja. Je stuurt per opdracht een uitnodiging waarmee de zzp'er zijn eigen stukken uploadt, bijvoorbeeld het uittreksel uit het Handelsregister en een bewijs van verzekering. Jij ziet direct wat nog ontbreekt.
Ja. In het pakket Keten werk je met meerdere opdrachtgevers naast elkaar, elk met eigen mappen en eigen sjablonen, en met een gedeeld overzicht van de openstaande punten per opdracht.
Je aanvraag komt rechtstreeks in de mailbox van Jimenez Julien. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, met een voorstel voor een demo of met een concreet antwoord op je vraag.
Uit de kennisbank
Achtergrond, checklists en rekenwerk voor iedereen die zzp'ers inhuurt of daarin bemiddelt.
Stappenplan
In acht stappen van verspreide afspraken naar een inhuurproces dat per opdracht bewijs oplevert.
Kosten en budget
De kostenposten die opdrachtgevers over het hoofd zien zodra er vragen komen over hun inhuur.
Checklist
De punten die geregeld moeten zijn voordat een zzp'er aan het werk gaat, op volgorde.
Contact
Vertel kort hoeveel zzp'ers je inhuurt, hoe de afspraken nu worden vastgelegd en waar het misgaat als iemand een oude opdracht opvraagt. Je krijgt een demo waarin we jouw situatie nabouwen, niet een algemene rondleiding langs schermen die je toch niet gebruikt.
Liever direct mailen? Dat kan via jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van Jimenez Julien zelf.