Privacyverklaring van Inhuurdossier

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Deze verklaring beschrijft in gewone taal welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en met welke rechten je daar iets tegenover kunt zetten.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website binnenkomen, is MLJ, de uitgever van Inhuurdossier. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Vragen over privacy stel je rechtstreeks aan jimenezjulien42@gmail.com. Er is geen aparte privacyafdeling: je vraag komt bij de directeur van de publicatie terecht.

Welke gegevens je via het contactformulier achterlaat

Deze site is een vitrine. Er is geen klantaccount, geen inlogscherm en geen betaalproces. De enige plek waar je zelf gegevens achterlaat, is het contactformulier op de homepage. Daarin verwerken wij:

• je naam;
• je e-mailadres;
• de naam van je bedrijf of organisatie, als je die invult;
• je keuze in het veld waar het om gaat, bijvoorbeeld een demo of een van de pakketten Dossier, Bureau of Keten;
• de tekst waarin je je situatie beschrijft;
• technische gegevens die bij het versturen horen, zoals het tijdstip van verzending en gegevens die nodig zijn om misbruik en spam tegen te gaan.

Omdat dit product over inhuur van zzp'ers gaat, is de kans reëel dat je in het tekstveld iets wilt beschrijven over een concrete opdracht of een concrete opdrachtnemer. Dat hoeft niet en wij vragen er ook niet om. Beschrijf je situatie liever zonder namen van personen, zonder burgerservicenummers en zonder gegevens over gezondheid of andere bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Voor een eerste gesprek is een schets van je manier van inhuren genoeg.

Welke gegevens in de dienst Inhuurdossier terechtkomen

Ga je met Inhuurdossier werken, dan verwerk je daarin gegevens over je inhuuropdrachten. In de praktijk zijn dat onder meer de naam en de contactgegevens van de opdrachtnemer, het KVK-nummer en de gegevens uit het Handelsregister, de opdrachtomschrijving, de overeenkomst en de eventuele modelovereenkomst, tarief- en factuurgegevens en aantekeningen over hoe de samenwerking is verlopen. Een deel daarvan zijn persoonsgegevens van de zzp'er.

Bij die verwerking ben jij als opdrachtgever of intermediair de verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt waarom en hoe de gegevens worden verwerkt. MLJ is dan verwerker en handelt uitsluitend in jouw opdracht. Wij sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG, waarin onder meer staat welke gegevens wij verwerken, welke beveiligingsmaatregelen gelden, hoe wij met subverwerkers omgaan en wat er bij beëindiging met je gegevens gebeurt.

Ook aan jouw kant vraagt dit iets. Je legt de verwerking vast in je verwerkingsregister volgens artikel 30 AVG, en je informeert de opdrachtnemers over wat je van hen vastlegt en waarom. Inhuurdossier is bedoeld om te onderbouwen hoe er is samengewerkt, niet om zzp'ers te volgen of te beoordelen op zaken die niets met de opdracht te maken hebben.

De gegevens in de dienst staan op servers binnen de Europese Unie. Je kunt je dossiers op elk moment volledig exporteren, ook als je stopt.

Op welke grondslag wij dit doen

Vul je het contactformulier in, dan verwerken wij je gegevens om jouw vraag te beantwoorden en om op jouw verzoek de stappen te zetten die aan een eventuele overeenkomst voorafgaan, bijvoorbeeld het inplannen van een demo of het opstellen van een voorstel. Voor zover die grondslag niet opgaat, verwerken wij je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om zakelijke berichten te kunnen beantwoorden en om onze eigen administratie op orde te houden.

Wij gebruiken je gegevens niet om je zonder aanleiding commerciële berichten te sturen, wij verkopen ze niet en wij nemen op basis van deze gegevens geen geautomatiseerde besluiten.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Een aanvraag die niet tot een samenwerking leidt, bewaren wij niet langer dan nodig is om de vraag netjes af te handelen en om te kunnen terugvinden wat er is besproken. Wij ruimen die berichten uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact op. Vraag je eerder om verwijdering, dan doen wij dat direct, tenzij wij het bericht nog nodig hebben voor een lopende afspraak.

Leidt je aanvraag wel tot een overeenkomst, dan horen de facturen en de bijbehorende stukken bij onze administratie. Daarvoor geldt de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Dossiergegevens die je zelf in de dienst hebt gezet, bewaren wij zolang de overeenkomst loopt en verwijderen wij daarna volgens de termijn die in de verwerkersovereenkomst is afgesproken, nadat je de gelegenheid hebt gehad alles te exporteren.

Ontvangers, verwerkers en doorgifte

Deze website wordt gehost door Netlify, dat ook het contactformulier afhandelt. Netlify treedt daarbij op als verwerker: het bericht wordt door die dienst ontvangen en doorgezet naar de mailbox van de uitgever. Daarnaast gebruiken wij een gewone e-mailvoorziening om je bericht te lezen en te beantwoorden.

Verder krijgt niemand toegang tot je gegevens. Wij geven ze niet door aan adverteerders, aan datahandelaren of aan andere partijen, tenzij een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt. Komen er bij het gebruik van deze leveranciers gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terecht, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft.

Beveiliging en wat er gebeurt bij een datalek

De site wordt uitsluitend over een versleutelde verbinding aangeboden. Toegang tot de mailbox waarin de aanvragen binnenkomen, is afgeschermd en beperkt tot de directeur van de publicatie. In de dienst zelf werken wij met persoonlijke accounts, rechten per gebruiker en een logboek van wie welk stuk heeft toegevoegd, juist omdat de waarde van een dossier staat of valt met de herkomst van de stukken.

Ontstaat er ondanks die maatregelen een datalek, dan registreren wij dat intern en melden wij het binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor de betrokkenen. Is dat risico er wel en is het waarschijnlijk hoog, dan informeren wij ook de mensen om wie het gaat.

Welke rechten je hebt

Je hebt recht op inzage in de gegevens die wij van je verwerken, en op rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Stuur je verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld of hebben wij er meerdere tegelijk, dan mag die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; wij laten je in dat geval binnen de eerste maand weten waarom.

Ben je zzp'er en staat er iets over jou in het dossier van een opdrachtgever die met Inhuurdossier werkt, richt je verzoek dan aan die opdrachtgever. Die is voor dat dossier de verwerkingsverantwoordelijke. Wij helpen de opdrachtgever desgevraagd om jouw verzoek uit te voeren, maar wij gaan niet buiten hem om in zijn dossiers.

Klacht indienen bij de toezichthouder

Ben je het niet eens met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Wij lossen het liever zelf op. Kom je er met ons niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert er iets aan de dienst, aan de gebruikte leveranciers of aan de regels, dan passen wij deze verklaring aan en vermelden wij bovenaan de datum van de nieuwe versie. Grote wijzigingen melden wij bij bestaande klanten per e-mail. Lees ook het cookiebeleid en de algemene voorwaarden, en vraag gerust iets via het contactformulier als iets onduidelijk is.