Praktische gids
Welke stukken leg je per inhuuropdracht vast om aan te tonen dat er geen dienstbetrekking is?
Een inhuurdossier is geen map die je pas aanlegt als er een brief van de Belastingdienst op de mat ligt. Het is de verzameling stukken die per opdracht laat zien hoe de samenwerking werkelijk was ingericht. Wie dat vanaf de eerste opdrachtdag bijhoudt, hoeft achteraf niets te reconstrueren en niets te verdedigen wat nooit is vastgelegd.
Het oordeel valt per opdracht, niet per leverancier
Opdrachtgevers denken vaak in leveranciers: deze zzp'er is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, heeft een eigen bedrijfsnaam en stuurt keurige facturen, dus zit het goed. Zo werkt de beoordeling niet. De vraag of er een dienstbetrekking is ontstaan, wordt beantwoord voor de concrete arbeidsrelatie: deze persoon, bij deze opdrachtgever, in deze periode, onder deze afspraken.
Dat betekent dat dezelfde zelfstandige bij de ene opdrachtgever onmiskenbaar ondernemer kan zijn en bij de andere feitelijk werknemer. Het betekent ook dat een dossier zich niet laat samenvatten in een leveranciersmap met een uittreksel en een verzekeringspolis. Elke opdracht verdient zijn eigen onderbouwing.
De juridische kapstok is artikel 7:610 BW. Daar staan de drie elementen van de arbeidsovereenkomst: arbeid, loon en gezag. Ontbreekt er een, dan is er geen arbeidsovereenkomst. Bij inhuur van zelfstandigen zijn arbeid en loon meestal aanwezig, want er wordt gewerkt en er wordt betaald. De discussie gaat daardoor bijna altijd over gezag en over de vraag of het geheel van de afspraken en de praktijk past bij ondernemerschap.
De gezichtspunten die de beoordeling sturen
De Hoge Raad gaf in het Deliveroo-arrest van 24 maart 2023 gezichtspunten voor die beoordeling. Daarbij horen onder meer de aard en de duur van de werkzaamheden, de inbedding van het werk in de organisatie, het ondernemersrisico dat de werkende loopt, en of de werkende zich in het economisch verkeer als ondernemer gedraagt. Geen van die punten is doorslaggevend; ze wegen samen.
Praktisch gezien is dat goed nieuws voor wie een dossier bouwt. Een enkel zwak punt maakt de inhuur niet meteen onhoudbaar, zolang je op de andere punten kunt laten zien hoe het echt zat. Slecht nieuws is het voor wie helemaal niets heeft vastgelegd: dan blijft alleen over hoe de situatie er van buitenaf uitziet, en dat beeld is bij langdurige inhuur op een vaste plek zelden gunstig.
Hoe die gezichtspunten uitpakken op een concrete opdracht werkten we uit in het artikel over de gezichtspunten van de Hoge Raad toegepast op een inhuuropdracht. Daar staat per punt welk bewijsstuk je redelijkerwijs kunt bewaren.
Welke stukken horen in het dossier
Een bruikbaar dossier bestaat uit stukken die vanzelf ontstaan als je netjes werkt. Je hoeft geen bewijsmateriaal te fabriceren; je moet voorkomen dat het verdwijnt in mailboxen, chatgroepen en projectmappen. Onderstaande indeling helpt om per opdracht te zien wat er is en wat ontbreekt.
| Categorie | Wat je bewaart | Waar het over gaat |
|---|---|---|
| Identiteit | Inschrijving in het Handelsregister met het KVK-nummer van acht cijfers, de toegekende SBI-code, btw-identificatienummer | Gedraagt de werkende zich in het economisch verkeer als ondernemer |
| Afspraken | Getekende opdrachtovereenkomst, bijlagen, wijzigingen, eventuele modelovereenkomst | Wat partijen hebben bedoeld en afgesproken |
| Afbakening | Opdrachtomschrijving, resultaatbeschrijving, begin- en einddatum, verlengingsbesluiten | Aard en duur van de werkzaamheden |
| Uitvoering | Facturen, urenstaten of opleverbewijzen, correspondentie over de aanpak | Hoe het werk feitelijk liep |
| Zelfstandigheid | Eigen gereedschap of licenties, vervangingsafspraken, aansprakelijkheidsdekking, andere opdrachtgevers voor zover bekend | Ondernemersrisico |
| Positie | Plaats in het projectteam, wie stuurt, deelname aan interne regelingen | Inbedding in de organisatie |
Let op de laatste rij. Die is het gevoeligst en wordt het slechtst gedocumenteerd. Wie een zelfstandige opneemt in het functiehuis, in het beoordelingsritme en in de personeelsplanning, bouwt zonder het te merken bewijs tegen zichzelf op.
Vastleggen bij de start van de opdracht
Het zwaartepunt van een goed dossier ligt aan het begin. Op dat moment maak je keuzes die de rest van de opdracht bepalen en kun je ze nog rustig opschrijven. Achteraf uitleggen waarom een opdracht zo is ingericht, is aanzienlijk moeilijker dan het vooraf noteren.
Beschrijf een resultaat, geen functie
Een opdrachtomschrijving die leest als een vacaturetekst is een probleem. Formuleer wat er wordt opgeleverd, binnen welke kaders en tegen welke afspraken over tijd en kwaliteit. Vermijd formuleringen over beschikbaarheid, aanwezigheid op kantoordagen en rapportagelijnen die één op één uit het personeelsbeleid komen.
Leg de vervangingsafspraak echt vast
Veel contracten noemen vervanging, maar in de praktijk wordt er nooit over gesproken. Noteer of vervanging is toegestaan, onder welke voorwaarden en wie daarover beslist. Als vervanging in deze opdracht niet realistisch is, schrijf dan op waarom en welke andere elementen de zelfstandigheid dragen. Een eerlijke aantekening is sterker dan een clausule waarvan iedereen weet dat die dood is.
Onderbouw het tarief
Het tarief zegt iets over ondernemersrisico. Leg vast hoe het tot stand kwam: op basis van een offerte, na onderhandeling, met of zonder meerprijs voor spoed. Bewaar ook de afspraken over betaaltermijnen. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen; tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren.
Bijhouden tijdens de opdracht
Een dossier dat na de ondertekening stilvalt, vertelt maar de helft van het verhaal. Juist de uitvoering bepaalt hoe de relatie wordt beoordeeld, en juist daar verschuiven dingen. Een opdracht die begon als afgebakend project verandert ongemerkt in een structurele bezetting van een openstaande plek.
Werk daarom met vaste momenten. Bij elke factuur controleer je of het gefactureerde werk nog binnen de opdrachtomschrijving valt. Bij elke wijziging in de opdracht leg je vast wat er verandert en wie dat heeft besloten. Bij elke verlenging beantwoord je opnieuw de vraag waarom deze opdracht nog steeds inhuur is en geen functie.
- Registreer wijzigingen in de scope als aanvulling op de overeenkomst, niet als losse mailafspraak.
- Noteer het besluit om te verlengen met de reden en de nieuwe einddatum.
- Houd bij welke interne systemen en regelingen de zelfstandige gebruikt, en waarom dat nodig is voor het werk.
- Bewaar signalen die de andere kant op wijzen, zoals werk voor andere opdrachtgevers of eigen investeringen.
Dat laatste punt wordt vaak vergeten. Een dossier dat alleen risico's registreert, leest als een aanklacht. Een dossier dat ook de ondernemerskenmerken vastlegt, geeft een compleet beeld.
Bewaren, ordenen en terugvinden
Stukken die je niet kunt terugvinden, tellen niet mee. De administratie valt onder de bewaarplicht van 7 jaar, en voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar. Een controle kan dus gaan over opdrachten die allang zijn afgerond, met projectleiders die inmiddels ergens anders werken.
Kies daarom één plek per opdracht, met een vaste indeling en een verantwoordelijke. Zorg dat er geen essentieel bewijs alleen in een persoonlijke mailbox of een chatkanaal staat. En houd rekening met de privacywetgeving: de gegevens in een inhuurdossier zijn persoonsgegevens, dus de Algemene verordening gegevensbescherming is van toepassing, aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Het verwerkingsregister uit artikel 30 AVG hoort de inhuuradministratie te noemen, en betrokkenen hebben recht op inzage, rectificatie en de overige rechten die de verordening geeft.
Wie dit met mappenstructuren en spreadsheets probeert vol te houden, loopt vast zodra het aantal opdrachten groeit. Daarvoor is de dossiermodule van Inhuurdossier gebouwd: per opdracht een vaste set velden en documenten, met signalen zodra er iets ontbreekt of een verlenging nadert.
Veelgemaakte misstappen bij het opbouwen
Het bekendste probleem is het dossier dat pas ontstaat onder druk. Dan worden er stukken bij elkaar gezocht, achteraf getekend en netjes gedateerd, en dat valt op. Een tweede probleem is het kopiëren van teksten uit arbeidsovereenkomsten naar opdrachtovereenkomsten, waardoor er begrippen in staan die precies de verkeerde kant op wijzen.
Een uitgebreider overzicht van wat er misgaat, en hoe je dat herstelt, staat in het artikel over de fouten die een inhuurdossier waardeloos maken. Wie liever met een korte controle begint, gebruikt de checklist voor de start van een inhuuropdracht voordat de eerste dag begint.
Wie dit schrijft en waarom
Deze aanpak komt niet uit een adviesrapport maar uit het bouwen van kleine, scherp afgebakende administratieve tools. Meer over de achtergrond en de werkwijze staat op de pagina van de auteur achter Inhuurdossier.
Belangrijk om te benoemen: dit is geen juridisch advies over jouw specifieke situatie. Een dossier vervangt geen beoordeling door een adviseur of een fiscalist. Het zorgt er wel voor dat die beoordeling ergens op kan steunen, en dat je niet begint met een lege map.
Conclusie: begin bij de eerstvolgende opdracht
Een inhuurdossier bouw je niet in één actie op voor de hele organisatie. Je begint bij de eerstvolgende opdracht die start of verlengd wordt, legt daar de afspraken, de afbakening en de uitvoering vast, en herhaalt dat. Na een paar maanden heb je een administratie die per opdracht laat zien hoe het werkelijk zat, in plaats van een verzameling losse aannames.
Inhuurdossier legt die structuur vast in het systeem: vaste velden per opdracht, documenten op één plek, controlemomenten bij verlenging en een overzicht van wat er nog ontbreekt. Wil je zien hoe dat er voor jouw inhuur uitziet, vraag dan een demonstratie aan via het contactformulier en beschrijf kort hoeveel opdrachten je per jaar hebt lopen.
