Waar moet je op letten voordat een ingehuurde zzp'er aan zijn eerste opdrachtdag begint?

De dag waarop een ingehuurde zelfstandige begint, is het enige moment waarop u alles nog kunt regelen zonder gedoe. Daarna wordt elke correctie een gesprek achteraf. Deze checklist loopt langs de punten die u wilt hebben afgevinkt voordat de eerste opdrachtdag begint, met per punt wat u concreet bewaart.

Waarom de startdatum het scharnierpunt is

Voor de start is de verhouding tussen u en de zelfstandige nog open. U kunt vragen om een uittreksel, u kunt de opdracht anders formuleren, u kunt een acceptatiemoment inbouwen. Zodra iemand aan het werk is, voelt elk verzoek als wantrouwen en elke aanpassing als het openbreken van een afspraak.

Daar komt bij dat een beoordeling van de arbeidsrelatie zich richt op de hele looptijd. Ontbreekt de onderbouwing van de eerste maanden, dan valt dat gat niet meer te vullen. Sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer volledig op schijnzelfstandigheid, waardoor dat gat ook echt gevolgen kan hebben voor de loonheffingen.

De checklist hieronder is bewust kort gehouden. Alles wat erin staat, kunt u binnen een uur regelen. Alles wat u overslaat, kost later een veelvoud.

Blok 1: wie is de tegenpartij

Begin bij de vraag met wie u eigenlijk een overeenkomst sluit. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk komt de naam van de persoon vaak wel in de mailwisseling voor en de naam van de onderneming nergens.

• Een recent uittreksel uit het Handelsregister. Inschrijving bij de Kamer van Koophandel is verplicht voor ondernemingen, dus dit hoort er zonder discussie te zijn.
• Het KVK-nummer van acht cijfers, en bij een rechtspersoon ook het RSIN. Controleer of de naam op de offerte gelijk is aan de naam in het register.
• De toegekende SBI-code, die de bedrijfsactiviteit beschrijft. Wijkt die sterk af van wat u inhuurt, noteer dan waarom dat in dit geval logisch is.
• Het btw-identificatienummer, dat straks ook op de factuur moet staan.
• Een bewijs van een aansprakelijkheidsverzekering, als het werk daarom vraagt.

Werkt de zelfstandige in een sector waar dat gebruikelijk of vereist is, denk dan ook aan een Verklaring Omtrent het Gedrag, die door Justis wordt afgegeven, en aan de vakcertificaten die bij het werk horen. Noteer de geldigheidsdatum, niet alleen het bestaan van het document.

Blok 2: de opdracht zelf

Dit is het blok dat het zwaarst weegt en dat het vaakst wordt afgeraffeld. De opdrachtomschrijving is namelijk het document waaraan later wordt afgelezen of u een resultaat inkocht of een paar dagen per week een medewerker.

Beschrijf wat er wordt opgeleverd

Schrijf op wat er af moet zijn, niet wat iemand gaat doen. Vergelijk: "ondersteunen bij de financiele administratie" tegenover "de openstaande postenlijst opschonen en een maandelijkse afsluitprocedure opleveren die de administratie zelfstandig kan draaien". Het eerste is een functie, het tweede een opdracht.

Zet er een einddatum en een acceptatiemoment bij

Een einddatum zonder acceptatiemoment is een looptijd, geen resultaatafspraak. Spreek af wanneer u beoordeelt of het opgeleverde voldoet, wie dat doet en wat er gebeurt als het niet voldoet. Dat acceptatiemoment is later een van de duidelijkste aanwijzingen dat u op resultaat inhuurde.

Leg de vervangingsafspraak vast

Mag de zelfstandige zich laten vervangen, en onder welke voorwaarden? Zet de afspraak in de overeenkomst, ook als u verwacht dat het nooit gebeurt. Gebeurt het wel, noteer dan wie er verving en in welke periode.

Blok 3: geld en facturatie

Financiele afspraken zeggen meer over de aard van de samenwerking dan opdrachtgevers denken. Een kaal uurtarief zonder verdere afspraken legt vrijwel alle risico bij u, en dat valt op.

• Het tarief met een korte onderbouwing: waar is het op gebaseerd, en waarin verschilt het van wat u een medewerker in vergelijkbaar werk kost?
• De vraag of er per uur, per deelresultaat of tegen een vaste prijs wordt gewerkt, en waarom die vorm past bij deze opdracht.
• Wie welke kosten draagt: reiskosten, materiaal, licenties, apparatuur.
• De betaaltermijn. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen; tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken. Bent u een grote onderneming en is de zelfstandige een mkb-leverancier, dan geldt sinds 1 juli 2022 een maximum van 30 dagen.
• De factuureisen. Een factuur bevat onder meer de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, een omschrijving, de hoeveelheid, de datum van levering, de vergoeding per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag. Het algemene btw-tarief is 21 procent.

Krijgt u facturen zonder btw omdat de zelfstandige de kleineondernemersregeling toepast, met een omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar, noteer dat dan bij de opdracht. Het is geen probleem, maar het roept later vragen op als niemand het meer weet.

Blok 4: de praktische afspraken die later meewegen

Dit blok gaat over de dagelijkse gang van zaken. Juist daar ontstaat het beeld van inbedding in de organisatie, en juist daar wordt niets vastgelegd omdat het vanzelf gaat.

• Werkplek en werktijden: is de zelfstandige vrij in zijn indeling, en zo niet, wat is de zakelijke reden voor de beperking?
• Middelen: werkt hij met eigen laptop, gereedschap of software? Noteer het, ook als het antwoord deels nee is.
• Systeemtoegang: welke accounts krijgt hij, op welke datum, en wanneer worden ze weer ingetrokken?
• Overleg: aan welk overleg neemt hij deel en waarom hoort dat bij de opdracht?
• Interne presentatie: hoe staat hij in de adreslijst en op het organogram? Vermeld hem als externe partij, niet met een functietitel die ook medewerkers dragen.
• Contactpersoon: wie is intern verantwoordelijk voor deze opdracht en dus ook voor het dossier?

Deze punten lijken klein, maar ze zijn precies wat er misgaat in de dossiers die er compleet uitzien maar bij een controle niets waard blijken. Een dossier vol contracten zonder enige vastlegging van de werkelijke gang van zaken vertelt namelijk niets over de praktijk.

Blok 5: wat u juist niet vraagt

Een checklist die te ver gaat, levert een nieuw probleem op. U verwerkt persoonsgegevens van de zelfstandige, dus verzamelt u alleen wat nodig is om de opdracht en de arbeidsrelatie te onderbouwen.

• Geen kopie van een identiteitsbewijs en geen burgerservicenummer. U bent geen werkgever, dus u heeft ze niet nodig.
• Geen gezondheidsgegevens. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG.
• Geen inzage in de aangifte of de jaarcijfers van de zelfstandige, en geen vragen over het urencriterium van 1.225 uur. Dat is zijn fiscale zaak, niet de uwe.

Neem de verwerking wel op in uw verwerkingsregister op grond van artikel 30 AVG. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, en structurele inhuur is dat per definitie. Laat u de dossiers door een leverancier verwerken, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij op grond van artikel 28 AVG.

De checklist in een overzicht

Af te vinken voor de eerste opdrachtdag

Blok	Af te vinken	Wat u bewaart
Tegenpartij	Inschrijving, nummers, verzekering, certificaten	Uittreksel, verzekeringsbewijs, certificaten met geldigheidsdatum
Opdracht	Resultaat, einddatum, acceptatie, vervanging	Ondertekende overeenkomst en opdrachtomschrijving
Geld	Tarief, vorm, kosten, betaaltermijn, factuureisen	Tariefonderbouwing en de eerste correcte factuur
Praktijk	Werkplek, middelen, toegang, overleg, presentatie	Startnotitie met de gemaakte afspraken en de datum
Privacy	Alleen noodzakelijke gegevens, register bijgewerkt	Vermelding in het verwerkingsregister
Eigenaar	Interne verantwoordelijke aangewezen	Naam bij het dossier, met de datum van aanwijzing

De rechterkolom is het belangrijkste deel van deze tabel. Een afgevinkt punt zonder bewaard stuk is een herinnering, en herinneringen overleven een looptijd van twee jaar niet.

Wie vinkt af, en wanneer

Zonder eigenaar gebeurt dit niet. Wijs per opdracht iemand aan die het dossier bijhoudt, meestal de interne opdrachtgever en niet inkoop, want inkoop ziet de dagelijkse praktijk niet.

Zet daarnaast twee vaste momenten in de agenda: een korte controle na ongeveer een maand, om te kijken of de praktijk nog past bij de opdrachtomschrijving, en een controle bij elke verlenging. Verlengen zonder gedateerd besluit is de meest voorkomende manier waarop een net dossier alsnog vervaagt.

Wilt u dit niet per opdracht regelen maar als organisatie inrichten, volg dan de stappen om verspreid inhuurbeleid om te zetten in een proces dat bewijs oplevert. Voor de inhoudelijke kant van de vastlegging, dus welke stukken welk gezichtspunt onderbouwen, is het overzicht van de stukken die u per inhuuropdracht vastlegt het vertrekpunt.

De checklist als onderdeel van het dossier

Een checklist in een tekstbestand werkt precies zolang als de persoon die hem gemaakt heeft in dienst is. Daarna hangt het ervan af wie hem toevallig kent. Bovendien zegt een afgevinkte lijst niets zolang de bijbehorende stukken in vier verschillende mappen en twee mailboxen staan.

Daarom zit deze volgorde ingebouwd in de startcontrole van Inhuurdossier: bij het aanmaken van een opdracht ziet u meteen welke punten open staan, u nodigt de zelfstandige uit om zijn eigen stukken te uploaden, en het dossier laat zien wat er nog ontbreekt voordat de opdracht loopt. Bij afsluiting gaat het dossier compleet het archief in, waar het de bewaarplicht van 7 jaar uitzit zonder uw lopende overzicht te vervuilen.

Wie deze tool bouwt en waarom de nadruk op vastleggen ligt in plaats van op juridisch oordelen, staat op de pagina over de auteur.

Conclusie: een uur vooraf scheelt een reconstructie achteraf

De punten in deze checklist kosten samen minder tijd dan het eerste voortgangsgesprek van de opdracht. Ze leveren wel het verschil op tussen een dossier dat vanaf dag een klopt en een dossier dat maanden later moet worden nagebouwd uit agenda's en mailwisselingen.

Wilt u deze checklist toegepast zien op uw eerstvolgende inhuur, leg uw situatie dan voor via het contactformulier. U krijgt binnen twee werkdagen antwoord met de punten die in uw geval het zwaarst wegen en met een voorstel om Inhuurdossier op uw eigen opdrachten te proberen.